Stosowanie kas fiskalnych staje się obowiązkiem coraz większej części przedsiębiorców. Kto jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży w świetle najnowszych regulacji prawnych?
Według najnowszych przepisów ustawy o VAT, posiadanie kasy rejestrującej sprzedaż będzie obowiązkowa również dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Mogą oni jednak zostać zwolnieni z tego obowiązku pod warunkiem, że ich dochody w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym nie przekroczyły 20 000 zł. Warto jednak zaznaczyć, że zwolnienie to obowiązuje wyłącznie do końca 2023 roku. Po upływie tego czasu również te grupy będą musiały poddawać ewidencji swoje dochody, niezależnie od ich wysokości. Na limit zwolnienia nie wpływa dostawa nieruchomości, dostawa środków trwałych, a także niematerialnych i prawnych.
W przepisach uwzględnione są specyficzne sytuację, w których ze względu na specjalny charakter oferowanych produktów czy świadczonych usług, przedsiębiorcy nie mogą zostać zwolnieni z obowiązku prowadzenia ewidencji dochodów. O zwolnieniu z obowiązku ewidencjonowania nie ma mowy przede wszystkim w następujących przypadkach:
We wszystkich wymienionych wyżej przypadkach sprawę załatwi zakup kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej. Warto w tym przypadku wybierać sprawdzone rozwiązania od wiodących producentów urządzeń fiskalnych.
Wbrew pozorom prowadzenie ewidencji sprzedaży nie jest specjalnie skomplikowane. Należy jednak pamiętać o kilku istotnych zasadach, wyposażając się przy tym w odpowiednie narzędzia. Przyda się drukarka fiskalna online czy bezprzewodowy terminal płatniczy. Umożliwienie płatności bezgotówkowych jest niezwykle istotne w 2022 roku, zważywszy na fakt, iż dziś coraz więcej osób porzuca płatności gotówkowe na rzecz płatności kartą.
W przypadku prowadzenia ewidencji sprzedaży wystawianie paragonów i faktur VAT w większości przypadków jest wystarczające i nie ma konieczności sporządzania dodatkowych dokumentów niezbędnych do rozliczenia. Może się jednak okazać, że zbudowanie stanowiska sprzedażowego, opartego o drukarkę fiskalną online, przyniesie zdecydowanie więcej korzyści. Urządzenia te mogą stanowić wsparcie zarządzania stanami magazynowymi etc.
Problem z ewidencją pojawia się w przypadku sprzedawców będących płatnikami VAT, którzy w myśl przepisów ustawy mogą być zwolnieni z posiadania kasy fiskalnej, a sam klient nie żąda potwierdzenia zawarcia transakcji i dokonania zapłaty. Wówczas jest to sprzedaż bezrachunkowa. W takim przypadku przedsiębiorca musi samodzielnie zarejestrować płatność w rejestrze VAT, a następnie przenieść ją do KPiR. Jeżeli przedsiębiorca nie jest płatnikiem VAT, wówczas każdą nawiązaną transakcję musi rejestrować w zupełnie innym rejestrze. Ewidencja w zależności od potrzeb może być sporządzania codziennie lub raz w miesiącu. Najważniejsze by była czytelna i zawsze gotowa do przedstawienia organom kontrolnym.
