W przypadku gdy kasa fiskalna ulega awarii, zgodnie z przepisami, nie wolno dokonywać żadnej transakcji do czasu jej naprawy. Nie ma także możliwości ewidencjonowania obrotu np. w formie papierowej czy elektronicznej na własnym komputerze.

Przedsiębiorca musi powiadomić serwis naprawczy oraz poinformować organy podatkowe o zaprzestaniu ewidencji sprzedaży aż do czasu naprawy kasy fiskalnej. Przedsiębiorca może również uruchomić kasę rezerwową. Oczywiście, o ile ją ma.

Rezerwowa kasa

Nie ma prawnego obowiązku posiadania rezerwowej kasy fiskalnej. Jej posiadanie to oczywiście duży wydatek, jednak w przypadku awarii urządzenia fiskalnego, taki wydatek zwraca się z nawiązką. Poza tym, w przypadku awarii kasy fiskalnej, jeżeli przedsiębiorca chce kontynuować sprzedaż to jedyna możliwością jest użycie rezerwowej kasy.

Ustawa o VAT jednoznacznie określa procedurę postępowania w przypadku awarii kasy fiskalnej. W art. 111 ust. 3 tego aktu prawnego można przeczytać:

3. Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

W sytuacji, kiedy przedsiębiorca rozpoczyna ewidencjonowanie sprzedaży na kasie rezerwowej, musi o tym powiadomić urząd skarbowy. Nie wystarczy wykonać telefon czy napisać maila. Takie powiadomienie powinno zawierać następujące dokumenty:

•  informację o awarii sprzętu,
•  informację o zastąpieniu zepsutego sprzętu rezerwowym.

Po naprawie kasy należy złożyć do US druk „Zawiadomienie podatnika o miejscu instalacji kasy fiskalnej”.

Serwis naprawczy

Oczywiście, warto szybko powiadomić serwis naprawiający kasy fiskalne. Zwłaszcza w sytuacji, gdy nie dysponuje się kasa rezerwową. Im szybciej usterka zostanie naprawiona, tym szybciej będzie można wrócić do prowadzenia biznesu.

Serwisowania kasy dokonuje tylko serwis autoryzowany przez danego producenta. Każda ingerencja wewnątrz zarówno przedsiębiorcy jak i np. jego pracownika jest wykluczona. Serwis zajmujący się naprawą urządzenia fiskalnego jest zobowiązany jest do podjęcia działań maksymalnie 48 godzin po zgłoszeniu awarii.

Sprzedaż przez internet

Przedsiębiorca, który handluje przez internet może, w przypadku awarii urządzenia fiskalnego, dalej prowadzić sprzedaż.

Musi spełnić dwa warunki:

• tak prowadzić ewidencję sprzedaży, żeby klarownie z niej wynikało, jaki towar został sprzedany i kto otrzymał pieniądze,
• należność powinna być uiszczona elektronicznie ( przelew bankowy), za pośrednictwem poczty lub ze spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej.

Podsumowanie

Jeżeli zaistnieje awaria kasy, to:

• można działać dalej, jeżeli posiada się rezerwową kasę fiskalną, ale trzeba złożyć oświadczenia do US,
• należy wezwać serwis naprawczy,
• jeżeli prowadzi się sprzedaż prze internet, to można, pod pewnymi warunkami, dalej prowadzić działalność.